Bedienungsanleitung: Alle Infos auf einen Blick

Was ist eine Bedienungsanleitung? Wer erstellt Bedienungsanleitungen und was steht drin?
Worauf muss ich beim Erstellen achten?

Was ist eine Bedienungsanleitung?

Häufig wird die Benennung „Bedienungsanleitung“ als Überbegriff für all die Dokumente verwendet, die Hersteller an ihre Kunden geben, um die Handhabung von Produkten zu beschreiben. Je nach dem, um was für ein Produkt es sich handelt und was in der konkreten Dokumentation den Lesern (der Zielgruppe) vermittelt wird, findet man auch Benennungen wie Betriebsanleitung, Gebrauchsanweisung, Anwenderhandbuch, Produktdokumentation oder ähnliches.

Richtige Benennung: Anweisung, Anleitung, Handbuch, oder anderes?

Aber wie heißt es richtig? Das kommt darauf an, wen man fragt. Häufig werden Normen als Referenz für die richtige Benennung herangezogen. In der für die Dokumentation wichtigsten Basis-Norm, der IEC/IEEE 82079-1, wird „Gebrauchsanweisungen“ bzw. „Instructions for use“ verwendet. Einige Autoren der Norm sprechen auch von Nutzungsinformation, um sich nicht auf einen bestimmten Begriff festzulegen. Je nach Branche haben sich unterschiedliche Benennungen durchgesetzt, weil diese in den jeweiligen Fachnormen verwendet werden.

Unterschied zwischen Anweisung und Anleitung

Da im deutschen Arbeitsschutz viel von Arbeitsanweisungen die Rede ist, vermeiden viele Hersteller die begriffliche Nähe zur „Anweisung“, und bevorzugen die „Anleitung“.

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Wann braucht man eine Bedienungsanleitung?

Eigentlich immer. Nur passt die Anleitung manchmal auf die Verpackung oder einen Aufkleber und wird als solche kaum wahrgenommen. In anderen Fällen werden Paletten mit mehreren 10.000 Seiten Papier mitgeliefert. Also muss man zuerst fragen: Um was für ein Produkt geht es? Um einen Bleistiftspitzer oder eine Anlage zur Produktion von LKW-Frontscheiben? Geht es um ein kleines Gerät, eine komplexe Maschine oder eine umfangreiche Anlage?

Wie stelle ich die sichere Anwendung meines Produktes sicher?

Dabei liegt allen Anleitungen die gleiche Frage zu Grunde: Wie kann ich als Hersteller die sichere Anwendung meines Produktes oder meiner Anlage sicherstellen? Den sicheren Gebrauch muss ein Hersteller sicherstellen, weil er dazu vom Produktsicherheitsgesetz verpflichtet ist. Die Maschinenrichtlinie greift dies z. B. damit auf, dass sie die Gebrauchsanweisung zum unverzichtbaren „Maschinenteil“ erklärt, ohne dass die Maschine nicht vollständig geliefert ist. Unvollständig gelieferte Maschinen werden auch nur unvollständig bezahlt – und das tut dem Hersteller weh.

Wem nutzt eine Bedienungsanleitung?

Wozu man eine Bedienungsanleitung braucht, ist mit dem vorgenannten Aspekt der Sicherheit schon zum Teil beantwortet. Der Nutzer eines Produkts soll mit der Anleitung vor Schaden an Leib und Leben sowie Sach- und Kapitalschäden bewahrt werden. Es nutzt also dem Hersteller und dem Kunden, wenn Schäden jeglicher Art verhindert und teure Gerichtsverfahren vermieden werden.

Bedienungsanleitung als essentieller Teil eines komplexen Produktes

Das ist aber nur das absolute Minimum und reicht bei weitem noch nicht aus. Der Hersteller schuldet seinem Kunden den vertraglich zugesicherten Nutzen. Wie kann ich als Anwender aber ein komplexes Produkt nutzen, wenn ich nirgends nachlesen kann, was es alles kann und wie es funktioniert? Wenn ich keine Anleitung dazu habe, wie ich ein Ersatzteil wechseln, oder eine Funktion richtig einstellen kann?

Zweck einer Bedienungsanleitung im Streitfall

Im Streitfall wird ein Abgleich zwischen dem zugesicherten Nutzen (Werbung, Vertrag, Prospekt…) und der Möglichkeit, diesen Nutzen auch zu realisieren, erfolgen müssen. Und dabei spielt die Bedienungsanleitung häufig eine entscheidende Rolle. Wenn es in der Anleitung richtig und für die Zielgruppe verständlich beschrieben ist, dann ist für den Hersteller oft schon alles gut.

Was ist der Inhalt einer Bedienungsanleitung?

Die Bedienungsanleitung beschreibt den sicheren Gebrauch. Aber was genau bedeutet das? Je komplexer das Produkt, desto umfangreicher wird die Anleitung. Spätestens dann stellt sich die Frage nach dem Inhalt und der Gliederung, Struktur und Reihenfolge der Informationen. Hier gibt die IEC/IEEE 82079 wieder entscheidende Hinweise bzw. Vorgaben.

Sicherheitshinweise

Sicherheitshinweise müssen gemäß Norm nach dem SAFE-Prinzip erstellt werden:

  • S: Symbol mit Signalwort.
    Beispiel: Gelbes Warndreieck und Signalwort WARNUNG
  • AArt und Quelle der Gefahr.
    Beispiel: Heiße Oberfläche!
  • F: Folgen bei Nichtbeachtung.
    Beispiel: Verbrennungs- und Verbrühungsgefahr.
  • E: Entkommen der Gefahr.
    Tragen Sie bei der Arbeit Haut bedeckende Kleidung und Schutzhandschuhe.

Arbeiten aller Lebensphasen

Alle durchzuführenden Arbeiten in allen Lebensphasen müssen beschrieben sein. Lebensphasen sind zum Beispiel:

  • Transport
  • Aufbau
  • Inbetriebnahme
  • Betrieb
  • Reinigung
  • Wartung
  • Außerbetriebnahme
  • Demontage
  • Entsorgung

Zielgruppen

Der Hersteller kann festlegen, welche Arbeiten er für den Kunden beschreibt, und welche er sich für sein eigenes Personal vorbehält. Die Unterscheidung verschiedener Zielgruppen ist hier oft entscheidend: Wer darf was tun? Welche Ausbildung, Qualifikation oder Kompetenz wird vorausgesetzt, um eine beschriebene Arbeit durchführen zu dürfen?

Inzwischen fordert die Norm, dass Anleitungen mit der Zielgruppe auf Tauglichkeit geprüft werden müssen (Usability-Test). Je nach Produkt und Zielgruppe gehören Ersatzteillisten und Schaltpläne mit in die Anleitung. Werbende Texte, Glückwünsche zum Kauf oder Vertragstexte gehören üblicherweise nicht in eine Anleitung.

Was ist die Form einer Bedienungsanleitung?

Zuerst zu der zurzeit am intensivsten diskutierte Frage nach einem Papier-Zwang: Nein, es muss kein Papier mehr sein. Immer mehr Gerichtsurteile lassen ausdrücklich rein elektronische Anleitungen zu. Das heißt aber nicht automatisch, dass ein Hersteller überhaupt kein Papier mehr liefern muss. Entscheidend dafür ist die Risikoanalyse. Welche Form der Darreichung ist für welche Zielgruppe mit der geringsten Gefährdung verbunden? Dabei sind fragen nach der Verfügbarkeit, Verständlichkeit und auch der Erwartungshaltung der Kunden zu berücksichtigen. Es muss zweckgerecht sein.

Ist eine Aufteilung  der Anleitung möglich?

Eine Anleitung kann auch aufgeteilt werden. Essenzielle Sicherheitshinweise und eine Kurzanleitung, die alles bis zum Einschalten beschreibt, liegen dann z.B. als Papier vor – alles andere ist digital im eingeschalteten Gerät verfügbar. Online oder offline.

Was sind übliche Dateiformate für digitale Bedienungsanleitungen?

Die am weitesten verbreiteten elektronischen Formen sind PDF-, HTML5- oder .chm-Dateien.

Was sind gängige Formate für gedruckte Bedienungsanleitungen?

Bei der Herstellung von gedruckten Bedienungsanleitungen gibt es  de facto keinen Standard. Anleitungen werden allerdings aufgrund der Software-Programme, mit denen sie erstellt werden, und der Einfachheit ind der Herstellung in DIN A4 oder DIN A5 erstellt.

Wann sind Abweichungen von Standardformaten für gedruckte Bedienungsanleitungen sinnvoll?

Abweichungen vom Standard im Druck erfolgen häufig dann, wenn aufgrund der Größe und Verpackung des Produkts wenig Platz zur Verfügung steht, das Gesamtgewicht optimiert werden muss, oder das Marketing Wert auf eine Unterscheidung vom Standard legt. Dann sind der Gestaltung erst einmal keine Grenzen gesetzt. Alles was gedruckt und produziert werden kann und die Anforderungen an eine Anleitung erfüllt, kann auch gestaltet werden.

Auch textlose Anleitungen können einen Teil der Anforderungen an eine Bedienungsanleitung übernehmen und dann entsprechend Übersetzungskosten sparen.

In der Branche der Technischen Dokumentation spricht man vom Nutzungserlebnis einer Bedienungsanleitung. Wenn dies in der Summe durch Gestaltung, Darreichungsform und Inhalt positiv gegeben ist, dann wird die Anleitung auch genutzt und entlastet Hotline und Service.

Wer erstellt eine Bedienungsanleitung?

Experten für Bedienungsanleitungen: technische Redakteurinnen und Redakteure

Aus der vorhergehenden Beschreibung der vielfältigen Herausforderungen, die eine gute Anleitung an ihren Autor stellt, wird klar, dass hier Experten gefragt sind. Technische Redakteurinnen und Redakteure bringen sowohl die Kenntnisse der Normen rund um die Technische Dokumentation als auch den Umgang mit der benötigten Hard- und Software mit. Gegebenenfalls müssen sie sich in ein Fachgebiet (z. B. Verpackungsmaschinen, Motorsteuerungen, Lackieranlagen…) einarbeiten. Idealerweise haben sie ein breites technisches Grundlagenwissen und kommen als externe Dienstleister mit gezielten Fragen schnell auf den Punkt.

Eigenes Personal und Aufbau einer Doku-Abteilung

Bei einfacheren Produkten kann entsprechend geschultes oder erfahrenes Personal einer Werbeagentur oder des eigenen Vertriebs die Erstellung einfacher Anleitungen übernehmen.

Wenn Sie regelmäßig und umfangreich Anleitungen benötigen, lohnt sich der Aufbau einer eigenen Doku-Abteilung. Egal wer die Verantwortung für die Erstellung der Anleitung übernimmt, der Hersteller sollte im Rahmen seiner Haftung genau prüfen, ob seine Anleitungen im Schadensfall einer juristischen Überprüfung standhalten können.

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