Montageanleitung: Alle Infos auf einen Blick
Was ist eine Montageanleitung? Wer erstellt sie und was steht drin? Worauf muss ich beim Erstellen achten?
Was ist eine Montageanleitung?
Eine Montageanleitung brauchen Sie, wenn Ihr Produkt erst aufgebaut oder aufwändig aufgestellt werden muss, bevor es in Betrieb genommen oder genutzt werden kann. Dabei ist zu unterscheiden, ob Sie sich mit der Anleitung an Endverbraucher oder an Fachpersonal wenden.
Montageanleitung für Endverbraucher
Typische Beispiele für eine Montageanleitung für Endverbraucher sind Aufbauanleitungen für Möbel. Diese können als reine Bild-Anleitung oder mit sehr wenig Text (text-arme Anleitung) erstellt werden.
Montageanleitung für Fachpersonal
Montageanleitungen im B2B-Bereich wenden sich meist an ausgebildetes Fachpersonal. Die Montagevoraussetzungen, örtliche und bauseitige Gegebenheiten, Ver- und Entsorgungsanschlüsse, Hinweise auf zu beachtende Normen und Richtlinien bilden den Rahmen, in dem sich das Fachpersonal zurechtfindet. Auch das Fachpersonal erwartet bildhafte Darstellungen, Pläne und Zeichnungen. Hier können Sie meist auf Unterlagen der Planer oder Konstrukteure zurückgreifen. Wenn Sie für das Fachpersonal schreiben, dann können Sie Fachwissen voraussetzen und müssen nicht so sehr ins Detail gehen.
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Vorsicht bei Montageanleitung für ausländische Märkte
Aber Vorsicht: Im Internationalen Markt können Sie nicht sicher davon ausgehen, dass nur Fachpersonal nach der Montageanleitung arbeitet. Hier müssen Sie den Zielmarkt und die Zielgruppe genau recherchieren oder Experten befragen. Ansonsten riskieren Sie, im Schadensfall in Regress genommen zu werden.
Montageanleitungen und Versicherungsfälle
Erfahrene Versicherungen machen es sich bei der Analyse der Unfallursache manchmal einfach. Sie suchen nach einem Fehler in der Anleitung. Ein Fehler in der Anleitung muss dabei mit dem Unfall nicht in direktem Zusammenhang stehen und kann schon zum Haftungsfall führen.
Wann muss man eine Montageanleitung erstellen?
Wenn es nicht selbsterklärend ist, wie Ihr Produkt aufgestellt, aufgebaut oder positioniert werden muss oder nicht offensichtlich ist, worauf dabei geachtet werden muss, müssen Sie Ihren Kunden die dazu nötige Information geben. In welcher Form Sie dies tun, bleibt Ihnen dabei weitestgehend selbst überlassen. Manchmal genügt ein Aufdruck auf das Produkt oder dessen Verpackung, Manchmal müssen umfangreiche Pläne beigelegt werden.
Welche Normen, Richtlinien und Vorschriften müssen bei der Erstellung einer Montageanleitung eingehalten werden?
Welche Normen, Richtlinien und Vorschriften Sie dabei einhalten müssen, lässt sich allgemein nur für Typ A-Normen sagen.
Dies ist für technische Dokumentation zunächst die IEC-IEEE_82079 (Preparation of information for use of products). Wenn Ihr Produkt eine Maschine ist, dann gilt als Typ A-Norm z. B. die DIN EN ISO 12100:2011-03 (Sicherheit von Maschinen – Allgemeine Gestaltungsleitsätze – Risikobeurteilung und Risikominderung). Entsprechend der Klassifizierung Ihres Produktes gelten weitere Typ-A-Normen. Darüber hinaus ist entscheidend, welche produktspezifischen Normen für Ihr Produkt gelten. Sie dürfen von Normen abweichen, wenn Sie nachweisen können, dass Sie die erforderliche Sicherheit anders sichergestellt haben.
Ob Sie die für ihr Produkt geltenden Normen nennen oder ganz allgemein auf die lokal geltenden Vorschriften verweisen, hängt von Ihrem Zielmarkt und den Fachkenntnissen der Zielgruppe ab.
Was ist der Zweck einer Montageanleitung?
Der Zweck der Montageanleitung ist, dass die angesprochene Zielgruppe Ihr Produkt sicher und effizient in den Zustand versetzt, dass es seinen vertraglich zugesicherten Nutzen bringen kann. Zur Montage mancher Produkte müssen in der Montageanleitung die Voraussetzungen zur Montage gründlich dargestellt und erklärt werden. So muss beispielsweise die Tragfähigkeit des Untergrundes, die Übertragung von Vibrationen, Strom- Wasser- und Druckluftanschlüsse oder die Klimatisierung hergestellt sein, bevor überhaupt aufgebaut und montiert werden kann. Letztlich muss in der Montageanleitung alles enthalten sein, damit Ihr Produkt sicher und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen werden kann.
Demontageanleitung für Standortwechsel
Als Hersteller sind Sie vielleicht der Meinung, dass der Aufbau Ihres Produkts immer mit eigenem Personal durchgeführt wird und Sie auf eine Montageanleitung verzichten können. Aber auch eigenes Personal muss geschult sein und im Zweifel nachlesen können. Bedenken Sie auch, dass Produkte im Lauf ihres Lebens auch den Standort wechseln können. Auch dafür muss es eine Anleitung, die Demontage-Anleitung geben.
Gesetzliche Vorgaben für Montageanleitungen
Der Gesetzgeber macht keine detaillierten Vorgaben zur Erstellung von Montageanleitungen. Dabei stehen im Hintergrund aber immer die allgemein gültigen Gesetze wie z. B. zur Produktsicherheit, dem Arbeitsschutz etc.
Was steht in einer Montageanleitung?
Die Gliederung und das detaillierte Inhaltsverzeichnis Ihrer Montageanleitung hängt natürlich in erster Linie von Ihrem Produkt und der Zielgruppe ab. Sie können sich an folgenden Punkten orientieren, wenn Sie Ihre Gliederung erstellen:
- Bestimmungsgemäßer Gebrauch
- Sicherheitshinweise
- Technische Daten
- Lieferumfang
- Transport
- Vorbereitungen am Aufstellort
- Anschlüsse, Ver- und Entsorgungsleitungen
- Montagearbeiten
- Werkzeug
- Material
- Pläne
- Bilder
- Schritt für Schritt
- Anschlussarbeiten
- Werkzeug
- Material
- Pläne
- Bilder
- Schritt für Schritt
- Inbetriebnahme/Test
- Service/Problembehebung
- Außerbetriebnahme
- Demontage
- Entsorgung
Arbeiten Sie die Kapitel aus, die auf Ihr Produkt passen und lassen Sie weg, was nicht zutrifft. Die Liste kann für Ihr Produkt auch unvollständig sein. Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie dazu Beratung oder Unterstützung benötigen.
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Welche Form sollte eine Montageanleitung haben?
In der Gestaltung und der Form der Montageanleitung sind Sie frei. Sie sollte dem Zweck, dem Einsatzort, den Umgebungsbedingungen und den Erwartungen der Zielgruppe angepasst sein. Manchmal spielen auch Anforderungen des Marketings, die Auflage und die Druckkosten eine wesentliche Rolle. Manchmal reicht ein Aufdruck auf dem Produkt oder seiner Verpackung, in anderen Fällen ein Blatt mit wenigen Bildern. Auch die Frage, ob je Sprache eine eigene schicke vierfarbige Broschüre erstellt werden soll oder alle Sprachen auf einer dünnen, vielfach gefalteten Beilage untergebracht werden müssen, spielt eine Rolle.
Pläne als Ergänzung zur Montageanleitung
Bei größeren Geräten, Maschinen und Anlagen sind Pläne wichtig. R&I-Pläne (Rohrleitungs- und Instrumentenfließschema), Verlegung von Ver- und Entsorgungsleitungen, Anschluss- und Aufbaupläne, Stücklisten und Elektropläne müssen ggf. mitgeliefert werden. Hier sind oft Formate bis A0 nötig, die professionell gefalzt, in Ordner konfektioniert und mit der Montageanleitung mitgeliefert werden.
Wer erstellt die Montageanleitung?
Das kommt entscheidend auf die Größe und Komplexität Ihres Produktes an. Wichtig ist, dass es eine dafür verantwortliche Person gibt. Diese kann entweder selbst tätig werden oder sie managt die verschiedenen Fachexperten, die den nötigen Input für die Erstellung der Anleitung liefern.
Ist ein Technischer Redakteur notwendig für die Erstellung einer Montageanleitung?
Wenn Sie regelmäßig oder umfangreich Technische Dokumentation erstellen müssen, kann es sinnvoll sein, das Team mit einem/einer Technischen Redakteur/in zu verstärken. Diese Person kann selbst schreiben und gestalten und sich ggf. die Leistungen dazu holen, die durch eigene Kompetenz nicht abgedeckt ist. In jedem Fall müssen die Wissensträger (Entwickler, Konstrukteure, etc.) für den Informationstransfer ihren Beitrag liefern.
Montageanleitung alleine oder im Team erstellen
Montageanleitungen reichen von Aufbauanleitungen einfacher Produkte bis zu Montageanleitungen ganzer Produktionsanlagen. Manchmal kann der Designer, Entwickler oder Konstrukteur einfach noch zwei Bilder und zwei Zeilen Text an die Marketingabteilung liefern, und alle Arbeit ist getan. Manchmal ist eine ganze Dokumentationsabteilung mit mehreren Redakteuren über Wochen damit beschäftigt, alles Material zusammenzustellen und selbst zu schreiben.
Wie wird eine Montageanleitung erstellt?
Im einfachsten Fall verwendet man die Software, die in der Entwicklung, der Konstruktion oder im Marketing schon vorhanden ist. Häufig sind dies Microsoft Word oder Adobe InDesign. Mit diesem “Editor” stellt man die Informationen in normgerechter Gliederung zusammen. In Technischen Redaktionen sehr beliebt ist Adobe FrameMaker, der speziell für die Erstellung von umfangreichen Anleitungen entwickelt wurde. Darüber hinaus kommen in den letzten Jahren immer mehr Content Management Systeme (CMS) zu Einsatz, die sich aber erst ab einem bestimmten Volumen an Technischer Dokumentation lohnen.
Im Vordergrund steht das Konzept
Bei der Frage nach dem Wie steht aber eigentlich nicht das Tool, sondern das Konzept im Vordergrund. Wie arbeite ich die Informationen auf und präsentiere sie, welches Bildmaterial kann ich verwenden, was ist der logische Ablauf? Was braucht der Leser zuerst? Wie führe ich den Leser sicher ans Ziel?
Was ist bei der Herstellung einer Betriebsanleitung zu beachten?
Für die Wahl des richtigen Formats, Bindungsart, Papiergrammatur, Veredelungsoptionen und Druckverfahren bei der Herstellung einer Betriebsanleitung oder eines Handbuchs ist es entscheidend, eine Reihe von wichtigen Punkten zu beachten und von Anfang an in die Projektplanung mit einfließen zu lassen:
Nutzer und seine Umgebung
Der Nutzer und die Nutzererfahrung sollten auch beim Druck der Bedienungsanleitung in den Mittelpunkt aller Überlegungen gestellt werden. Unter welchen Bedingungen wird der Nutzer die Anleitung lesen? In Innenräumen mit ausreichender Beleuchtung, auf einer Baustelle, im Krankenhaus, unter schwierigen Bedingungen wie Regen, Schnee oder bei Nacht? Je nachdem kann eine einfache, mehrfach gefalzte Anleitung ausreichen – oder es sollte z.B. ein robustes oder laminiertes Papier gewählt werden.
Produkt, Verpackung und Versand
Die Betriebsanleitung sollte frühzeitig auf die für das Produkt geplante Verpackung abgestimmt werden. Von der Verpackung hängt es ab, welche Größe, welches Gewicht und welche Dicke die Montageanleitung maximal haben darf. Wichtig ist außerdem zu überlegen, an welcher Stelle sie im Sinne einer bestmöglichen Nutzererfahrung angebracht werden sollte. Oder wird das Handbuch nur lose beigelegt? Darüber hinaus sollte auch die spätere Logistik bzw. die geplante Versandart beachtet werden. Die Montageanleitung kann so gewichtsoptimiert zu niedrigeren Logistik- oder Versandkosten beitragen.
Herstellkosten
Auch die Kosten für die Herstellung spielen eine große Rolle für die Wahl der richtigen Herstellungsart. Unterschiedliche Formate, Bindungsarten, Papiergrammaturen, Auflagenhöhen und Druckverfahren verursachen sehr unterschiedliche Kosten. Die Kosten sind in Druckverfahren häufig stark degressiv. Das bedeutet, dass bei höheren Auflagen die Rüstkosten und andere allgemeine Kosten der Bearbeitung weniger stark ins Gewicht fallen und sich so günstigere Stückpreise realisieren lassen.
Lager-, Kapitalkosten und Liquidität
Nach der Produktion der Anleitung kann die gesamte Auflage für die weitere Nutzung im Produktionsablauf versandt und beim Auftraggeber eingelagert werden. Wenn der Hersteller bzw. die Druckerei auch Lager- und Logistikdienstleistungen anbietet, so besteht die Möglichkeit
Format
Was ist das richtige Format für eine Montageanleitung?
Montageanleitungen werden in verschiedensten Formaten hergestellt. Die klassischen DIN-Formate werden mit Abstand am häufigsten verwendet – und hier insbesondere DIN A4, DIN A5 und das kleine Format DIN A6. Darüber hinaus werden aber häufig auch Sonderformate angefragt, insbesondere dann, wenn es besondere Verpackungs- und Versandanforderungen an das Produkt gibt.
Bindungsart
Was ist die richtige Bindungsart für eine Montageanleitung? Die Optionen reichen hier von gar keiner Bindung (die Anleitung wird in diesem Fall nur gefalzt), einer einfachen Rückendrahtheftung („Klammer“), Ringösenheftung (zum Abheften und Archivieren der Montageanleitung, z.B. in einem Ordner), Wire-O Bindung („Ringbuch“), bis hin zur hochwertigen Klebebindung.
Papiergrammatur
Papier ist in so vielfältigen Variationen verfügbar, wie es Einsatzzwecke gibt. Von dünnen 50g pro m2 bis hin zu starken, kartonartigen Grammaturen. Soll es ein zertifiziertes Naturpapier sein, oder ein klassisches gestrichenes Offset-Papier? Matt oder Glanz?
Druckverfahren
Die einzelnen Druckverfahren spielen je nach Art des Projekts ihre unterschiedlichen Stärken aus. Für sehr große Auflagen mit umfangreichem Inhalt bietet sich das Rollendruckverfahren an. Für große bis mittlere Auflagen ist eine Herstellung im Offset-Druck oft die günstigste Variante. Für Kleinauflagen, Vorabauflagen und Prototypen bietet sich der Digitaldruck an. Die genauen Kosten, die für das einzelne Verfahren anfallen, kann ein spezialisierter Herstellter anhand konkreter Projektdaten schnell errechnen und eine belastbare Einschätzung abgeben.
Auflagenhöhe